Tekniken bakom bättre möten i konferensrummet

Möten och konferenser är nödvändiga för att vi ska kunna få ny information, utbyta tankar och förslag samt för att komma överens om olika saker. Men det är inte alltid det lyckas. Nästan 2 av 3 möten anses som misslyckade av deltagarna, och en klar majoritet av dem börjar pyssla med någonting annat än själva mötet. För att få till bra konferenser behöver vi både rätt teknik och rätt mötesteknik i konferensrummet.

 

Matcha tekniken med mötesbehoven

Fungerande teknik är ett måste för att kunna ha fungerande möten. Trasslar audio, video och annan teknik i konferensrummet faller allting. Ett sätt för bättre möten är att bara använda den teknik som behövs. För ett enklare säljmöte med bara några få deltagare räcker det kanske med en laptop och bra wifi, men för ett större möte med deltagare som ansluter på distans behövs ett mer avancerat system. Ett smart och bra konferensrum har en flexibel och mångsidig teknik som passar många olika behov. Här är några olika typer av möten och deras teknikbehov.

 

  • Videokonferensen. I takt med att tekniken och internetuppkopplingarna har blivit allt bättre har distansmötena ökat. Många organisationer har sina kontor utspridda över landet och en del även över världen. Att slippa resa och istället mötas via video sparar massor med tid, pengar och miljö. Vilken teknik som är lämpligast för ett distansmöte beror på hur stort mötet är. Är det ett enklare möte med bara några få deltagare kan det gott räcka med de egna datorerna och mötesprogramvara som till exempel Skype och TeamViewer. Är det ett större möte behövs kameror och storbildsskärmar, och självklart ett smart styrsystem som får igång tekniken med en knapptryckning utan att Steven Spielberg behöver ta över filmandet.

 

  • Presentationer och redovisningar. Möten där mycket data och information ska presenteras och delas, till exempel via PowerPoint, behöver en projektor med duk eller en storbildsskärm, och naturligtvis en enkel dockning för utrustningen som den som presenterar har med sig. Ett annat nytt smart hjälpmedel som gör presentationer både roligare och effektivare är den interaktiva skrivtavlan (interactive whiteboard). Precis som den traditionella whiteboardtavlan är den väl lämpad för att snabbt och effektivt redovisa fakta, men den har dessutom interaktiva möjligheter, integrerad video och uppkoppling som gör att fler kan delta i presentationen, även på distans. En annan fördel med den interaktiva skrivtavlan är att mötesdeltagarna enkelt kan spara ned materialet för att titta på det igen senare. Inga fler kladdiga anteckningar i block som sen försvinner.

 

  • Föreläsningar. När någon ska föreläsa behövs en bra ljudutrustning med mikrofoner och högtalarsystem som fördelar ljudet tillräckligt och jämnt över hela lokalen. Ju större lokal desto större krav på audioutrustningen. I aulor och stora salar med utmanande akustik behövs ett ljudsystem anpassat efter lokalens förutsättningar. Kanske även kompletterat med bildskärmar så att de som sitter längst bak slipper se en liten prick prata.

 

 

 

 

Belysning för alla behov

Konferensrum ligger ofta lång inne i byggnader med dålig tillgång till naturligt ljus, så det behövs gott om belysning. Men det är skillnad på ljus och ljus. Olika typer av belysning har olika färgtemperaturer som påverkar oss på olika sätt. När vi behöver fokusera är ett varmt ljus med en låg färgtemperatur lämpligast, medan de stunder då vi ska vara aktiva kräver ett kallare ljus som likar dagsljuset mer. Eftersom videomöten blir allt vanligare behöver belysningen kunna passa de behoven också. Kameror kan inte hantera ljus på samma sätt som det mänskliga ögat, och även om vi ser bra ut inför varandra kan videokameran få oss att se sjuka ut om belysningen inte är rätt. Med välplanerade och anpassningsbara belysningssystem går det att ljussätta varje uppgift och få ut det mesta ut både mötet och deltagarna.

 

Tips för bättre möten och föredrag

Det är inte bara den tekniska utrustningen som behöver vara smart och funktionell – även den mänskliga mötestekniken måsta klaffa för en lyckad konferens. Här är några tips på hur man får bättre möten.

 

  • Sätt upp ett tydligt mål för mötet. Varför är ni alla där, och vad ska deltagarna ha med sig när det är över? Återkoppla till målet under mötets gång.

 

  • Var förberedd. Glömma bort vad man ska säga, fumla med anteckningar och tappa bort sig i presentationsmaterialet kan sänka vilken intressant presentation som helst. Att redovisa sitt material med tydlighet och självförtroende får det att bli ihågkommet.

 

  • Anpassa informationen. När man kan något väl är det lätt att dränka de som lyssnar i för mycket som egentligen inte är relevant. Ta reda på vad åhörarnas förkunskaper är, och vad de vill få ut av presentationen. Ge publiken vad den vill ha, och den blir nöjd.

 

  • Involvera åhörarna. Ingen klarar av att passivt lyssna hur länge som helst innan uppmärksamheten börjar dala. Bjud in dem i presentationen, fråga om åsikter och egna exempel, gör handuppräckningar och omröstningar, uppmuntra till frågor m.m.

 

  • Både kroppen och sinnet mår bättre av aktivitet. Hitta på saker som får deltagarna att lyfta på rumpan och göra något, till exempel grupparbeten, lösa uppgifter och liknande.

FÅ VÅRA NYHETER