Fördelarna med videomöten

Videomöten och konferenser har verkligen exploderat de senaste åren. Den drivande faktorn är naturligtvis den tekniska utvecklingen. Det var inte länge sen utrustningen för videomöten (kameror, skärmar och annan AV-teknik) var av den storleken att man nästan behövde anlita en flyttfirma för att forsla den mellan konferensrummen. Nu ryms den tekniken bokstavligen i fickan. Dagens mobila enheter är dessutom flera snäpp vassare i prestanda än sina klumpiga föregångare, och erbjuder dessutom fler möjligheter.

 

Att det är tekniskt lättare att mötas på distans via video är inte den enda orsaken varför det är en bra idé att hålla videomöten och konferenser. Det sparar dessutom tid, pengar och gör mötena effektivare. Det passar den nya generationens medarbetare, skonar miljön, stärker teamkänslan och ökar produktiviteten. Det finns egentligen ingen anledning att vänta med att börja med videomöten. Här är orsakerna varför.

 

Det minskar resandet

Att hoppa in i en bil eller ett plan för att resa dit de andra mötesdeltagarna sitter kostar massor med pengar. Det tar mycket tid, är besvärligt att planera, och det är inte särskilt miljövänligt. Det säger sig självt att koppla upp sig till en videokonferens via tekniken på sitt eget skrivbord istället för att sitta på ett flygplan halva dagen är betydligt skonsammare både för resebudgeten och klimatet. Det är också så oerhört mycket mer tidseffektivt. Att synka ihop ett möte där flera av deltagarna måste ta med restid och -bokning i planeringen kan ta flera veckor. Vilket kan göra att viktiga projekt och uppgifter bromsas upp i väntan på att alla kan hitta en lucka. Med videoteknikens hjälp går ett sånt möte att få ihop samma eftermiddag, och produktiviteten flyter på.

 

Kommunikationen blir bättre

När folk inte har tid att resa för att mötas sker kommunikationen via andra kanaler istället, som till exempel mail och telefonsamtal. Det kanske räcker för enklare frågor och ärenden, men det har sina begränsningar. Med videomöten går det att få fram så mycket mer. Man kan rita, gestikulera, visa upp, demonstrera, introducera nya människor. Visa upp lösningar och produkter som inte går att packa ned i en portfölj och ta med till ett möte. Det förmedlar dessutom tydligare de känslor personerna har, så att det blir en djupare förståelse och färre missförstånd i kommunikationen.

 

Det hjälper till att få ihop livspusslet

Många känner sig splittrade mellan jobbet och familjen. De önskar många gånger att de kunde befinna sig på två ställen samtidig. Nu kan de det. Med videotekniken i fickan går det att både vabba och vara med på det där viktiga mötet, utan att försumma någon eller något. Mer tid och mer sinnesro.

 

 

Det passar den nya arbetsstyrkan

Som många arbetsgivare säkert har märkt har det dykt upp en ny generation på marknaden som inte tänker och agerar som förr i tiden. Millennials, Gen Z och allt vad de nu kallas är inte bara den viktiga kompetens företagen behöver, de har också helt andra värderingar och beteenden. Dels vill de ha frihet, flexibilitet och autonomi i sitt arbete, men de vet också sitt värde på arbetsmarknaden och kan välja åt vem de vill jobba. Då måste man som arbetsgivare kunna möta deras behov. Ett sånt behov är att jobba mobilt.

Det där att behöva sitta vid sitt skrivbord mellan vissa klockslag är inte deras grej. De är produktiva och kreativa, men på sina egna villkor. De vill jobba var och när det passar dem, och slippa åka in till kontoret varje gång de behöver delta i något sammanhang. Med videomöten får de den självständighet de kräver, samtidigt som deras närvaro inte är mer än en knapptryckning bort.

 

Det är det perfekta verktyget för gig-ekonomin

På tal om ny arbetsmarknad. Att jobba med en helt fast arbetsstyrka börjar också tillhöra det förflutna. Kompetens är en färskvara, och för att kunna hitta just den talang man behöver i stunden baseras allt mer arbete på frilansare, ad hoc-jobb, projektanställda och liknande tillfälliga jobbinsatser. Det uppskattas att inom de kommande tre åren så kan upp till en tredjedel av arbetsstyrkan jobba på distans. Tack vare videotekniken kan även de utspridda medarbetarna snabbt befinna sig där arbetet sker.

 

Det stärker relationerna

När en allt större del av arbetsstyrkan jobbar på distans uppstår ett problem för arbetsgivarna. Hur skapar man en teamkänsla, och hur kollar man av hur medarbetarna mår? Mail och textmeddelanden må vara snabba och effektiva, men mycket av den mänskliga kontakten faller bort. Det blir svårare att bygga upp en relation, att förmedla uppmuntran, sammanhang och motivation, och att ta pulsen på hur andra tänker och känner. Med videomöten behåller man flexibiliteten och snabbheten. Man får in en djupare mänsklig kontakt som stärker banden mellan medarbetarna och deras jobb. Det går att kommunicera så mycket mer än bara arbetsinfo, och att verkligen känna sig sedd är avgörande för engagemanget.

 

FÅ VÅRA NYHETER