Få bättre möten med smarta bokningspaneler

Möten… Ingen verksamhet kan fungera utan dem, men jösses vad de skapar trassel ibland. På många kontor runt om i världen får människor något mörkt i blicken när det vankas möten. Kanske är det för att man måste lyssna på långa, sega föredrag om saker som inte är relevanta för ens jobb. Det kanske är det den föråldrade AV-tekniken som gör att det går en halvtimme innan man ens har lyckats slå på den, men ofta börjar krånglet, konflikterna och mötesångesten redan innan man har hunnit in i konferensrummet.

 

Handen på hjärtat så har många arbetsplatser sämre bokningslösningar än en mindre tvättstuga. Metoderna för att boka in vem som ska använda vilket mötesrum när, och hur länge, varierar. I regel varierar det mellan muntliga överenskommelser och schemastenciler fullkladdade med kryptiska anteckningar. Inte så konstigt att så många möten havererar redan innan de har börjat när grupper kolliderar i dubbelbokningar. När viktiga möten blir ständigt avbrutna av att någon upprepade gånger sticker in huvudet och undrar om det blir ledigt snart, eller att någon nyckelperson uteblir för att man inte lyckats förmedla att man bytt lokal eller tid. Tack och lov kommer tekniken återigen till vår undsättning. Med smart bokningsteknik försvinner alla de här problemen, och möten blir återigen något produktivt och meningsfyllt.

 

Smarta bokningspaneler som skapar ordning och reda

Den tekniska lösning som skapar fred och struktur i konferensrummen och möteskalendrarna heter smarta bokningspaneler. Rent praktiskt fungerar de så att en digital mötespanel placeras utanför varje mötes- och konferensrum. Panelerna kopplas sen ihop till ett system via organisationens IT-infrastruktur eller via molnlösningar. Bokningarna kan sen ske antingen direkt på panelen eller via de vanligaste kalendersystemen, som Outlook, Office 365, G Suite m.m.

 

På mötespanelen kan man se om lokalen är ledig eller bokad, hur länge den är fri/upptagen, vem som har bokat, vad rummet heter och vad det har för kapacitet. Du kan även se vilken utrustning möteslokalen har, framtida bokningar etc. Kort sagt, panelen förmedlar klart och tydligt den ordning och struktur som de gamla ”systemen” med papperslappar. Den visar vad som sades i fikarummet verkligen saknade.

 

Strukturerade och flexibla möten

När det tydligt framgår om en lokal är upptagen eller ledig, och vem det är som ska använda rummet, så elimineras allt käbbel om vem som hade bokat vad och när. Det blir inga fler avbrutna möten eller irriterande störningar som saboterar möteseffektiviteten. Finns det viktiga saker kvar att diskutera när bokningen går mot sitt slut kan man snabbt förlänga mötesbokningen med ett knapptryck. På samma sätt är det att enkelt släppa lokalen fri igen om mötet slutar tidigare. Det blir även lättare att snabbt få ihop spontana möten. Vid behov eftersom lösningen med smarta mötespaneler gör att alla snabbt kan få en översikt om vad som finns ledigt och vid vilka tidpunkter.

Är man ett gäng som kommer på att man behöver sätta sig ned tillsammans i lugn och ro behöver man inte längre springa runt på måfå i hela huset för att jaga ett ledigt utrymme. Med ett klick går det att se var man kan sätta sig någonstans.

 

Den struktur det här inför i verksamhetens mötessystem innebär en rejäl effektivisering och många bra fördelar. Man använder människors tid och sina egna lokaler mycket mer effektivt. Själva mötena blir mer ordningsamma och produktiva. Man undviker förvirring, stress, kommunikationsproblem, onödiga konflikter och dålig stämning. Smart bokningsteknik är en vitaminkick både för trivseln och produktiviteten.

 

Andra fördelar med smarta bokningspaneler

 

  • Som med all annan ny digital teknik är bokningspanelerna slimmade, snygga, och smälter in på ett naturligt sätt med den övriga inredningen. De flesta lösningar erbjuder också möjligheten att ha sin logga på skärmen.

 

  • Det krävs ingen avancerad installation. Det behövs ingen extra eller dedikerad server eller behov av att installera ny programvara på allas datorer för att driva bokningssystemet. Det går enkelt att integrera med befintliga kalendersystem. Separata appar kan ge mer funktionalitet, flexibilitet och mobilitet. Boka mötet medan du dricker morgonkaffet hemma vid köksbordet så slipper du stressa till jobbet, men systemet funkar utmärkt även utan.

 

  • Strular tekniken eller att någon projektor eller högtalare går sönder går det att felanmäla via skärmen (och andra användare får en varning om att utrustningen inte fungerar och slipper bli frustrerade).

 

  • Ingen utbildning behövs. Kan man Outlook, Exchange eller att trycka på en knapp kan man det nya bokningssystemet.

 

  • En mötespanel placerad i lobbyn eller receptionen gör att besökare snabbt och enkelt kan se i vilket rum de ska vara, och när deras möte börjar.

 

  • Överblick över alla möten och alla lokaler skapar transparens och struktur som underlättar för alla.

 

  • Nej, det går ännu inte att beställa mer kaffe via bokningspanelen, men vem vet vad som nästa uppdatering för med sig… Det här är bara början på det nya smarta sättet att boka möten.

 

FÅ VÅRA NYHETER