Dos and don´ts för videomöten

Allt fler företag och organisationer använder sig numer av videomöten. Vilket inte är så konstigt. Dels har teknikens framsteg gjort att vem som helst kan koppla upp sig mot sin arbetsgivare för ett högupplöst videomöte via tekniken man har i fickan. AV-utrustningen i moderna konferensrum är smart nog och förberedd för att involvera mötesdeltagare var de än befinner sig på planeten och vad de än använder för teknik (så länge den är digital och uppkopplad). Videomöten sparar dessutom in på resor, pengar, tid och miljö. Det blir även enklare att samla ihop kunder, leverantörer, projektarbetare, frilansare och andra som annars skulle ha svårt att mötas. Faktum är att videomöten är på väg att bli standard för hur vi samarbetar och möts på jobbet.

När hälften av mötesdeltagarna sitter i ett formellt mötesrum på jobbet och andra hälften är utspridda vid köksbord, hemmakontor, tågsäten och caféer så uppstår nya utmaningar och regler för hur man ska bete sig vid möten. För att få så effektiva och trevliga möten som möjligt, utan trassel, krångel eller pinsamheter, bör man följa vissa regler och riktlinjer för distansmöten. Här är därför lite praktisk vett och etikett (och bra tips) för videokonferenser.

 

Testa tekniken innan

Ett klassiskt störningsmoment från det gamla sättet att hålla möten är trasslande teknik. Allt från glappande sladdar, trasiga projektorlampor, döda batterier i fjärrkontrollen och svarta skärmar har fördröjt och förstört massor med möten. Dagens digitala mötesteknik är stabilare, mer pålitlig och driftsäker, och säger i regel till själv via felmeddelanden om någonting inte fungerar. Men man ska aldrig ta någonting för givet. Det är ingen höjdare att stå och dra den där viktiga presentationen man filat på så länge om åhörarna bara ser en stumfilm. Testa ljud och bild innan mötet. Modern mötesteknik i konferensrum har ofta testfunktioner, så allt som behövs är en knapptryckning för att veta att allt funkar som det ska. Sitter man på annan plats med egen teknik är det värt att testa att spela in ljud och bild innan mötet så att man vet att man syns och hörs.

 

Lär dig när tekniken är av- och påslagen

En av fördelarna med att alla befinner sig i samma rum är att man är fullt medveten om att man inte är ensam. Inte alla teknikanvändare har den kollen. Viss utrustning börjar sända så fort den slås på. Har man inte koll på det kan man av misstag säga saker som inte är menade för andras öron, peta sig i näsan, tänka högt, eller göra något annat som gör det väldigt pinsamt att träffa kollegorna senare. Sätt dig in i hur din mötesteknik fungerar, vilka reglage som gör vad, och i vilka lägen sändningen är på. Det sparar in mycket ångest.

 

Använd headset

De som sitter i konferensrummet på jobbet är omgivna av toppmodern mötesteknik som högkänsliga mikrofoner och högtalare specialanpassade för lokalen och förutsättningarna. De kan bara sätta sig ned och prata och allting låter toppen. Bärbar personlig teknik är inte alltid lika förstklassig. Speciellt mikrofonerna och högtalarna på laptops brukar bara klara av att förmedla ett dämpat mummel om man använder dem till professionella möten. Använd ett headset för bästa ljud. Och glöm inte att testa det innan.

 

Rikta kameran rätt

Samma sak här. I konferensrummet är kamerorna placerade så att allt ser bra ut. Kör du mötet på distans bör du dock placera skärmen innan mötet så att kameran står stabilt och är riktad i din ögonhöjd. Det är lättare att ta del av vad du har att säga om man slipper titta upp i dina näsborrar eller ned i din navel.

 

Fokusera på mötet

Trådlösa headset är fantastiska på det sätt att man kan multitaska och göra flera saker samtidigt. Men medan det kanske är okej att vika tvätt eller gå och fylla på kaffe under ett telefonsamtal, så är det definitivt aja baja under en videokonferens. Visa respekt för mötesdeltagarna och agera som om du satt vid bordet tillsammans med dem.

 

Rätt klädd

Samma gäller hur du ser ut. Klä dig som om du befann dig i samma rum som de andra. Och det tillhör allmänt hyfs att ta på sig byxorna även om det bara är överkroppen som syns.

 

Håll ögonkontakten

Kommunikation mellan människor beror mycket på detaljer. Att se varandra i ögonen medan man pratar bygger gemenskap och respekt, och gör den lyssnande parten mer uppmärksam. De flesta videomöteslösningar har en liten infälld bild där man ser sig själv. Det är bra för att kolla så man inte har brödsmulor på hakan eller har kameran riktad mot taket. Men för en del blir det svårt att släppa blicken på sig själv, vilket gör att man inte tittar rakt in i kameran utan snett åt sidan. Då ser det ut som man mer intresserad av något vid sidan om de övriga mötesdeltagarna. Titta rakt in i kameran för en personligare kommunikation.

Vill du komma i kontakt med oss? klicka här!

Ha ett trevligt möte!

 

FÅ VÅRA NYHETER