Den lilla, revolutionerande mötesbokaren!

Hur mötesbokningsskärmar frigör tid!

Tekniken finns idag överallt och underlättar otroligt mycket i vår vardag, både privat och på jobbet. Den har fått en självklar plats i mötet mellan människor och speciellt i konferensrummet. Inte nog med att tekniken kan koppla ihop människor från olika platser och tidszoner, den kan även hjälpa dig med logistiken omkring ett fysiskt möte. Det är många gånger den ”lilla” tekniken som faktiskt revolutionerande enkelt hjälper dig att lösa störningsmoment i vardagen. Många upplever exempelvis att det kan vara svårt att få tag på ett mötesrum när det behövs, oavsett om man försöker boka ett möte långt i förväg, eller om man vill kunna ta ett snabbt samtal i ett enskilt rum. Den hjälpsamma tekniken heter mötesbokningsskärmar!

Vad är det?

Vad är då en mötesbokningsskärm? Det är en app, eller en skärm med en inbyggd programvara som sätts upp utanför ett mötesrum. Du kan se om rummet är bokat, vem som har bokat det, samt när det blir ledigt. Du kan självklart boka rummet direkt på skärmen, eller via en app eller annan mjukvara. De allra flesta skärmar kan idag dessutom integreras med din befintliga e-post- och kalenderserver. Du får också översikt över tillgänglig teknik i mötesrummet, så att du på förhand kan vara säker på att dina tekniska behov är tillgodosedda.

Hur hjälper den mig?

Vidare så frigörs bokade mötesrum som inte ”checkas in i” i tid, så att tillgängliga mötesrum faktiskt blir bokningsbara. Det är ett vanligt förekommande problem att missa att avboka mötesrummet när själva mötet blir inställt. Det uppstår onödig frustration på arbetsplatsen eftersom många upplever att det är ”omöjligt” att få tag på ett mötesrum. Samma princip gäller om mötet drar över på tiden och mötesrummet är ledigt, då är det enkelt att förlänga din bokning så att ni slipper bli utkastade.

Hur ser vi till att rummen fungerar?

En annan fördel med att ha mötesbokningsskärmar på arbetsplatsen är att det är enkelt att skicka in felanmälningar för de olika rummen. De flesta av oss har nog varit på ett kontor där det är allmänt känt att ”den där projektorn fungerar aldrig” eller att ”det är glapp i strömsladden här” och att det godtas som en permanent status. Med några få enkla knapptryck kan istället rätt person få den nödvändiga informationen som behövs för att åtgärda problemen snabbt och effektivt.

Statistik? För mötesrum?

Mötesbokningsskärmar har även fördelen att den kan plocka fram statistik för nyttjandegraden av mötesrum, vilket kan vara mer värdefull information än vad man kanske först tror. Genom nyttjandegraden kan du ta reda på om ni behöver expandera till större lokaler, eller om ni helt enkelt behöver förbättra ert beteende kring mötesbokningar för att på så sätt frigöra mer tid och fler lokaler. Många lokaler ”försvinner” helt enkelt för att de bokas upp och sedan inte nyttjas. Statistik kan också visa dig om ni behöver lägga fler möten under en viss tid på dagen, då många mötesrum står tomma.

Mötesbokningsskärmar betyder slutet på att behöva kasta ut

kollegor ur ett rum mitt i ett möte, slut på att behöva rusa till ett ledigt mötesrum och slut på känslan av att det aldrig finns lediga lokaler. Tänk att en smidig liten skärm kan lösa så många problem!

FÅ VÅRA NYHETER